POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO NO ARQUIVO PÚBLICO ESTADUAL E NOS ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS CATARINENSES
UDESC / Universidade Estadual de Santa Catarina - 2006
Laboratório de Conservação Preventiva de Documentos
Fundação Oswaldo Cruz
Ana Rosa dos Santoas
Anderclébio de Lima Macedo
Autor: Norma Cianflone Cassares
Arquivo do Estado / Imprensa Oficial - São Paulo – 2000
Conselho Nacional de Arquivos — Rio de Janeiro - 2005.
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4 CONCLUSÃO
ResponderExcluirEmbora distante da prática arquivística brasileira, faz-se urgente a implementação de programas para preservar suportes tradicionais e eletrônicos em nossas instituições
O profissional arquivista deve impregnar-se do espírito conservacionista, pouco importado a natureza do suporte que será alvo do seu trabalho. O fundamental é o esforço para se aumentar a vida útil do seu material alvo.
Contudo, o avanço da era digital vem determinando que o arquivista reformule o seu modo de trabalho. Trata-se de uma tendência inexorável atrelada à evolução tecnológica e às relações de produção em escala planetária.
“A informação arquivística registrada, transmitida e acumulada de modo digital já é uma realidade que exigirá um esforço ainda maior dos profissionais que, no futuro, provavelmente trabalharão em uma Workstation, tratando tanto do convencional quanto do digitalizado.[...]” (LOPES, 2009, p.330).
Luciana Duranti (1994), por sua vez, esclarece-nos que no mundo contemporâneo, os arquivos devem abandonar a sua perspectiva física dos documentos por uma perspectiva intelectual e contextual.
Ela alerta-nos que antes de definir um novo rumo, essa mudança irá gerar muita incerteza e instabilidade, pois as antigas maneiras de ver, serão desafiadas e as novas repelidas.
E por fim nos alenta ao declarar que agora, mais do que nunca, os arquivistas necessitam de princípios sólidos, permanentes e universais sobre os quais possam se apoiar, pois será essencial colocar os velhos padrões em contato com os novos padrões determinados pelas novas tecnologias, para que possam ser feitas novas conexões, de modo que as várias partes do sistema de prova documental se reorganizem num todo novo.
Suportes eletrônicos são suportes materiais.
ResponderExcluir“Digitalizar uma informação consiste em traduzi-la em números. Quase todas informações podem ser codificadas dessa forma [...] Mesmo se falarmos muitas vezes de ‘imaterial’ ou de ‘virtual’ em relação ao digital, é preciso insistir no fato de que os processamentos em questão são sempre operações físicas elementares sobre representantes físicos [...]” (LEVI, 2000, p.50).
A despeito de observar-se na prática arquivística que a aplicação correta das técnicas de preservação, quando muito ocorrem apenas nos arquivos permanentes de suportes tradicionais e considerando-se o relativo avanço técnico quanto a preservação dos documentos é importante lembrar que o processo de preservação dos documentos digitais deve começar no momento de sua criação, passando, em seguida a se desenvolver como um processo contínuo ao longo do tempo, sem desvincular-se do gerenciamento cotidiano dos materiais coletados (SILVA, 2008).
Para Humberto Celeste Inarelli (2009), mais do que nunca se faz necessário manter uma política de preservação. Embora possa ser considerada a etapa mais difícil da implementação de uma política de preservação de arquivos, ela é fundamental, sem a qual não há qualquer garantia de que a preservação ocorrerá em longo prazo.
A elaboração dessa política faz-se necessária a criação de uma equipe multidisciplinar de diversos setores da instituição e, no caso mais específico dos arquivos eletrônicos é importante que alguns desses profissionais dominem a área de tecnologia de informação.
Tal política jamais poderá ser dada como pronta, pois ela deve ser orgânica como a própria instituição, sendo adaptada conforme as necessidades, as mudanças institucionais e do mundo.
Além disso, todo o público interno e externo deve ser preparado para a implementação da política.
Inarelli adverte também para que não sejam cridas dependências tecnológicas da instituição com a empresa fornecedora do hardware e do software ao determinar que os responsáveis pelo arquivo, não dependam de máquina e programa específicos, bem como os próprios sistemas gerenciadores de documentos não poderão ser a única forma de acesso aos arquivos digitais.
Além disso, o mesmo professor ressalva-nos que suportes eletrônicos tornam-se rapidamente obsoletos, principalmente se comparados aos suportes tradicionais. Logo, um programa de preservação de documentos eletrônico bem feito deve abarcar ações periódicas para realizar a migração dos suportes.
Vale lembrar que a migração é um momento sensível no programa de preservação e, todos os esforços devem ser voltados, tanto para minimizar, ou mesmo eliminar as perdas de conteúdo, bem como, problemas nos arranjos e na organização como um todo dos arquivos.
É durante a migração que o arquivista deve mostrar o quanto se empoderou do arquivo que gerencia, pois deverá garantir a autenticidade dos documentos durante essa etapa do programa de preservação.
Além disso, os documentos deverão ser replicados, no mínimo em dois lugares diferentes, uma vez, por mais perfeito que seja o sistema de segurança e de proteção dos arquivos digitais, podem ocorrer catástrofes e os documentos digitais e os seus backups não poderão ser destruídos concomitantemente.
Os suportes eletrônicos deverão ser periodicamente revisados para que não haja qualquer interrupção no prazo de vida útil esperado para ele.
É salutar lembrar que uma pequena perda de uma parte de um suporte eletrônico, pode representar a perda de todo um documento ou até mesmo de todo um arquivo, ao passo que em um suporte tradicional, muitas vezes, uma pequena perda pode não representar a inutilização do documento como um todo.
Inarelli, por fim recomenda que sejam sempre feitos backups e cópias de segurança, considerados por ele, como o passo basilar para a política de preservação de documentos eletrônicos e, além disso ele orienta-nos a não preservar lixo digital, pois com a facilidade de criação e proliferação de documentos digitais, o arquivista pode ser tentado a armazenar tudo, mesmo documentos sem valor algum.
INTRODUÇÃO
ResponderExcluirComo nos ensina Luciana Duranti (1994), os conceitos fundamentais da teoria arquivística são oriundos dos conceitos de memória perpétua e fé pública, os quais remontam o período do Direito Romano. A ideia de memória eterna expressa a relação entre os documentos de arquivo e os fatos que eles comprovam, enquanto que a fé pública deles, revela a relação da sociedade com os arquivos.
Observam-se então, os dois motivos primazes que fazem com que seja fundamental a consolidação do espírito conservacionista nas ações daqueles que laboram em instituições arquivísticas: prova e história.
Ainda que todos os esforços sejam devidamente empreendidos, é inconcebível imaginar suportes perpétuos, pouco importando se eles são os chamados suportes tradicionais, ou se são os suportes eletrônicos.
O conservacionista deve adotar medidas para estabilizar ou amenizar os processos de degradação do acervo, prolongando o tempo de vida e a qualidade de acesso às informações. Essas medidas são de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos.
É possível, então, alcançar a expansão considerável da vida útil dos suportes e, por conseguinte, proteger as informações, retardando, dessa forma a deterioração e renovando a utilização dos acervos, tornando exceção a necessidade de intervenções de restauro.
O profissional deve focar o seu esforço na prevenção do conjunto do acervo e, não somente em alguns itens específicos: “[...] o todo é maior do que a soma das partes [...], reunido [...] o arquivo de uma pessoa física ou moral tem um valor de testemunho que vem a se justapor ao valor da informação que cada um desses documentos possui. [...]” (ROUSSEUA; COUTURE, 1998, p. 90).
Para tanto, a preservação, como nos ensina Lygia Guimarães (2007, p. 48), deve ser entendida como estabelecimento de uma política geral para todo arquivo.
Partindo dessa premissa e, não se perdendo de vista a singularidade da transição do presente momento histórico vivido pela arquivística, tempo em que se faz cada vez mais necessário o uso racional dos espaços físicos, dos recursos naturais e financeiros, além da clara possibilidade de acesso cada vez mais rápido às informações trazido pelo avanço tecnológico, é que a pessoa física ou jurídica responsável pelo fundo necessita elaboram um programa contínuo para se preservar os suportes, sejam eles os tradicionais, para os quais já existem consideráveis estudos, sejam eles os eletrônicos, cujas peculiaridades para a sua conservação serão oportunamente destacadas.
O aspecto essencial da preservação de arquivos, como nos lembra Helen Forde (1999) é o estabelecimento de um gerenciamento de preservação, capaz de promover o acesso contínuo à informação, o que demanda investimento financeiro a longo prazo.
ResponderExcluirO gerenciamento de preservação deve quantificar os custos e prover benefícios, demonstrando a importância da preservação dos acervos, sem perder de vista que o acesso à informação não pode ser visto, apenas, como um valor meramente monetário.
A preservação deve estar intimamente ligada a todas as outras funções de um arquivo.
Paul Conway acrescenta (1997) que a preservação deve preocupar-se com os suportes, mas em função de seu uso e do seu conteúdo intelectual.
Ainda segundo ele, a distinção entre a importância do conteúdo e a importância do artefato está no centro vital do programa de tomada de decisão que, por si só, é primordial para um gerenciamento eficaz.
Simplificando tal pensamento, pode-se afirmar que os responsáveis pelo programa de preservação não devem perder de vista o suporte, contudo, necessitam ter em mente que a prioridade durante o gerenciamento, deve ser o conteúdo.
Expresso isso, podem ser estabelecidas as característica que todo programa de preservação deve possuir, quer seja ele destinado a arquivos com documentos tradicionais, eletrônicos ou mistos.
O primeiro passo para se estabelecer uma Política de Preservação é elaborar um Plano de Preservação em que estejam bem definidas as necessidades gerais e específicas, destinadas aos bons procedimentos no trato dos documentos, embasados na identificação das prioridades e dos recursos para a sua implementação.
Deve-se priorizar de maneira lógica, eficiente e efetiva a definição das ações de preservação em longo prazo com as quais se alcançarão os objetivos estabelecidos no programa.
Toda a instituição na qual se encontra o arquivo, deve estar integrada na busca dos resultados almejados. Inclusive, como orienta Lygia Guimarães (2007) deve estar integrada a outras políticas da instituição, como pode ser exemplificado mais facilmente, deve haver uma simbiose entre o programa de preservação e o programa de acesso aos documentos.
O Plano de Preservação deve estar inserido no contexto de gerenciamento global da Instituição. Todas ações são coordenadas e levam ao mesmo alvo.
Deve também ser abrangente e incluir todos os arquivos da Instituição para que se possa obter uma compreensão completa de prioridades a longo prazo.
Tal integração permitirá o enlace das várias atividades envolvidas na preservação com outras atividades previstas do planejamento estratégico institucional, baseando-se nas necessidades colhidas num trabalho prévio de avaliação de estado de conservação dos documentos.
O levantamento do estado dos documentos do arquivo deve ser precedido da avaliação da importância que eles possuem, tanto por seu valor probatório, quanto pelo seu possível valor histórico.
Esse levantamento é essencial à elaboração do Plano de Preservação e deve ser realizadas antes mesmo do esboço do plano, devendo ser ferramenta a ser utilizada pelos responsáveis pela criação do plano e por conseguinte da instituição.
O levantamento auxiliará ainda que sejam elencadas as ações para que se alcancem as necessidades da instituição. A avaliação deve cobrir o edifício inteiro.
Lygia Guimarães nos lembra (2007) também as principais intervenções que o Programa de Preservação deve compor:
Conservação Preventiva: consiste em ações indiretas para retardar a deterioração e prevenir danos por meio da criação das condições ideais para a preservação do arquivo, de acordo com a compatibilidade de seu uso social;
Conservação: consiste principalmente em ações diretas feitas em documentos degradados com os objetivos de estabilizar suas condições e de retardar sua deterioração;
Restauração: consiste em ações diretas no documento danificado ou deteriorado com o objetivo de facilitar a sua percepção, apreciação e compreensão, respeitando suas propriedades estéticas, históricas e físicas.